ISO FDIS 9001:2026 có gì mới? 5 thay đổi doanh nghiệp cần biết

ISO FDIS 9001:2026 có gì mới? 5 thay đổi doanh nghiệp cần chuẩn bị

 

 

ISO FIDS 9001:2026 dự kiến sẽ thay thế ISO 9001:2015 với nhiều nội dung được cập nhật nhằm phản ánh môi trường kinh doanh hiện đại, sự thay đổi công nghệ và yêu cầu ngày càng cao về hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng.

Theo bản ISO/FDIS 9001:2026, các thay đổi nổi bật bao gồm: đưa văn hóa chất lượng và hành vi đạo đức vào yêu cầu, tách riêng rủi ro và cơ hội, tăng cường quản lý thay đổi, làm rõ điều kiện làm việc từ xa và mở rộng nội dung giải thích trong Phụ lục A.


Lưu ý: ISO/FDIS 9001:2026 hiện là bản dự thảo tiêu chuẩn quốc tế cuối cùng. Một số nội dung có thể tiếp tục được hiệu chỉnh trước khi tiêu chuẩn chính thức được ban hành.



ISO 9001:2026 là gì?

ISO 9001:2026 là phiên bản sửa đổi dự kiến của tiêu chuẩn ISO 9001 về hệ thống quản lý chất lượng.

Phiên bản mới tiếp tục duy trì cấu trúc từ Điều 4 đến Điều 10, bao gồm:

  • Bối cảnh của tổ chức;
  • Lãnh đạo;
  • Hoạch định;
  • Hỗ trợ;
  • Thực hiện;
  • Đánh giá kết quả hoạt động;
  • Cải tiến.

Tuy nhiên, nhiều yêu cầu đã được viết lại hoặc làm rõ để doanh nghiệp quản lý chất lượng theo hướng thực chất hơn, thay vì chỉ tập trung vào quy trình và hồ sơ.

5 điểm mới nổi bật của ISO 9001:2026

1. Đưa văn hóa chất lượng và hành vi đạo đức vào yêu cầu

Một trong những thay đổi đáng chú ý nhất của ISO 9001:2026 là việc đưa văn hóa chất lượng và hành vi đạo đức vào các yêu cầu cụ thể.

Tại Điều 5.1.1, lãnh đạo cao nhất phải thúc đẩy văn hóa chất lượng và hành vi đạo đức trong tổ chức.

Tại Điều 7.3, người làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức phải nhận thức được văn hóa chất lượng và hành vi đạo đức của tổ chức.

Ngoài ra, Điều 7.1.4 cũng làm rõ rằng môi trường vận hành quá trình có thể chịu ảnh hưởng bởi văn hóa chất lượng và hành vi đạo đức.


Văn hóa chất lượng được hiểu như thế nào?

Văn hóa chất lượng không chỉ là khẩu hiệu hoặc chính sách được treo tại văn phòng. Văn hóa chất lượng được thể hiện qua:

  • Cách lãnh đạo đưa ra quyết định;
  • Cách nhân viên xử lý sai lỗi;
  • Mức độ trung thực trong báo cáo dữ liệu;
  • Thái độ đối với khiếu nại khách hàng;
  • Việc ưu tiên chất lượng khi có áp lực tiến độ;
  • Cách tổ chức học hỏi từ sự không phù hợp.

Ví dụ, một doanh nghiệp có thể đã ban hành đầy đủ quy trình kiểm tra sản phẩm. Tuy nhiên, nếu nhân viên thường xuyên bỏ qua bước kiểm tra để kịp giao hàng thì văn hóa chất lượng vẫn chưa được thiết lập hiệu quả.


Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

Doanh nghiệp nên xem xét:

  • Vai trò làm gương của lãnh đạo;
  • Bộ quy tắc ứng xử hoặc nguyên tắc đạo đức;
  • Cơ chế báo cáo sai lỗi không mang tính đổ lỗi;
  • Nội dung đào tạo nhận thức về chất lượng;
  • Cách xử lý hành vi làm sai lệch dữ liệu;
  • Việc ghi nhận các hành vi tích cực về chất lượng.

Điểm mới này cho thấy ISO 9001:2026 không chỉ quan tâm doanh nghiệp có quy trình hay không, mà còn quan tâm con người có thực sự hành động theo định hướng chất lượng hay không.

2. Tách riêng rủi ro và cơ hội

Trong ISO 9001:2015, rủi ro và cơ hội được đề cập chung tại Điều 6.1. Phiên bản 2015 yêu cầu tổ chức hoạch định hành động để giải quyết rủi ro và cơ hội, nhưng chưa tách rõ phương pháp xử lý từng nhóm.

Trong ISO/FDIS 9001:2026, yêu cầu được chia thành:

  • Điều 6.1.2: Hành động giải quyết rủi ro;
  • Điều 6.1.3: Hành động giải quyết cơ hội.

Tổ chức phải xác định, phân tích và đánh giá riêng các rủi ro có thể gây ra tác động không mong muốn và các cơ hội có thể tạo ra tác động mong muốn.


Rủi ro và cơ hội khác nhau như thế nào?

Rủi ro thường liên quan đến khả năng xảy ra các kết quả không mong muốn, chẳng hạn:

  • Giao hàng chậm;
  • Sản phẩm không phù hợp;
  • Thiếu nhân sự có năng lực;
  • Gián đoạn nhà cung cấp;
  • Mất dữ liệu;
  • Khiếu nại khách hàng gia tăng.

Cơ hội liên quan đến những điều kiện có thể giúp doanh nghiệp đạt được kết quả tốt hơn, chẳng hạn:

  • Ứng dụng công nghệ mới;
  • Tự động hóa quá trình;
  • Phát triển sản phẩm mới;
  • Mở rộng thị trường;
  • Thiết lập quan hệ đối tác;
  • Cải tiến trải nghiệm khách hàng.


Ví dụ về đánh giá rủi ro

Rủi ro: Nhà cung cấp giao nguyên liệu không đúng hạn.

Hậu quả có thể xảy ra:

  • Chậm sản xuất;
  • Chậm giao hàng;
  • Tăng chi phí vận chuyển;
  • Giảm sự hài lòng của khách hàng.

Hành động có thể bao gồm:

  • Thiết lập nhà cung cấp dự phòng;
  • Theo dõi hiệu suất giao hàng;
  • Duy trì mức tồn kho an toàn;
  • Thỏa thuận thời gian giao hàng rõ ràng.

Ví dụ về đánh giá cơ hội

Cơ hội: Ứng dụng phần mềm tự động hóa xử lý đơn hàng.

Lợi ích kỳ vọng:

  • Giảm thời gian nhập liệu;
  • Giảm lỗi thủ công;
  • Cập nhật trạng thái đơn hàng nhanh hơn;
  • Nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Hành động có thể bao gồm:

  • Thử nghiệm phần mềm;
  • Xác định chỉ tiêu đánh giá;
  • Đào tạo nhân viên;
  • Đánh giá hiệu quả sau triển khai.

Việc tách riêng rủi ro và cơ hội giúp tổ chức tránh tình trạng chỉ tập trung giảm thiểu vấn đề mà bỏ qua các cơ hội cải tiến và phát triển.

3. Tăng cường yêu cầu về quản lý thay đổi

ISO 9001:2015 đã có yêu cầu về hoạch định sự thay đổi tại Điều 6.3. Tuy nhiên, yêu cầu chủ yếu tập trung vào:

  • Mục đích của thay đổi;
  • Hậu quả tiềm ẩn;
  • Tính toàn vẹn của hệ thống;
  • Nguồn lực;
  • Trách nhiệm và quyền hạn.

Trong ISO 9001:2026, Điều 6.3 được mở rộng thêm các nội dung quan trọng như:

  • Thông tin cần thiết cho thay đổi;
  • Truyền đạt thay đổi;
  • Theo dõi và đánh giá hiệu lực của thay đổi;
  • Xem xét kết quả sau khi thay đổi được triển khai.


Những thay đổi nào cần được quản lý?

Doanh nghiệp nên áp dụng quản lý thay đổi khi có các tình huống như:

  • Thay đổi cơ cấu tổ chức;
  • Thay đổi nhân sự chủ chốt;
  • Thay đổi nhà cung cấp;
  • Đưa phần mềm mới vào sử dụng;
  • Chuyển địa điểm sản xuất;
  • Thay đổi quy trình;
  • Thay đổi thiết bị;
  • Áp dụng hình thức làm việc từ xa;
  • Thay đổi yêu cầu pháp luật;
  • Thay đổi sản phẩm hoặc dịch vụ.


Ví dụ về quản lý thay đổi

Một doanh nghiệp triển khai hệ thống phần mềm quản lý đơn hàng mới.

Nếu chỉ mua và cài đặt phần mềm thì chưa đủ. Doanh nghiệp cần xác định:

  • Mục tiêu của việc thay đổi;
  • Người chịu trách nhiệm triển khai;
  • Nguồn lực cần thiết;
  • Kế hoạch chuyển đổi dữ liệu;
  • Rủi ro mất hoặc sai lệch dữ liệu;
  • Kế hoạch đào tạo người sử dụng;
  • Cách truyền đạt cho các bộ phận;
  • Chỉ số đánh giá hiệu quả;
  • Cách xử lý khi phần mềm không hoạt động như dự kiến.

ISO 9001:2026 nhấn mạnh rằng thay đổi phải được quản lý như một quá trình có kế hoạch, có kiểm soát và có đánh giá kết quả.



4. Làm rõ yêu cầu đối với công nghệ và làm việc từ xa

ISO/FDIS 9001:2026 làm rõ rằng cơ sở hạ tầng có thể được áp dụng cho các hình thức làm việc:

  • Tại địa điểm của tổ chức;
  • Làm việc từ xa;
  • Làm việc kết hợp.

Cơ sở hạ tầng có thể bao gồm:

  • Nhà xưởng và tiện ích;
  • Máy móc, thiết bị;
  • Phần cứng;
  • Phần mềm;
  • Phương tiện vận chuyển;
  • Công nghệ thông tin và truyền thông.


Làm việc từ xa có liên quan gì đến ISO 9001?

Làm việc từ xa có thể ảnh hưởng trực tiếp đến:

  • Truy cập tài liệu;
  • Kiểm soát phiên bản;
  • Trao đổi thông tin;
  • Phê duyệt công việc;
  • Theo dõi tiến độ;
  • Bảo vệ dữ liệu;
  • Khả năng phối hợp giữa các bộ phận;
  • Khả năng đáp ứng yêu cầu khách hàng.

Do đó, tổ chức cần chứng minh rằng hình thức làm việc từ xa không làm giảm khả năng kiểm soát quá trình hoặc chất lượng đầu ra.

Khi đánh giá, auditor có thể xem xét gì?

Đánh giá viên có thể xem xét:

  • Nhân viên có truy cập được đúng tài liệu đang áp dụng không;
  • Quyền truy cập dữ liệu có được kiểm soát không;
  • Các phê duyệt điện tử có thể truy xuất không;
  • Công việc từ xa có được theo dõi bằng chỉ số phù hợp không;
  • Sự cố công nghệ có ảnh hưởng đến khách hàng không;
  • Có phương án dự phòng khi hệ thống bị gián đoạn không;
  • Nhân viên từ xa có nhận thức đầy đủ về yêu cầu chất lượng không.

Tiêu chuẩn không bắt buộc doanh nghiệp sử dụng công nghệ cụ thể. Doanh nghiệp được quyền lựa chọn giải pháp, nhưng phải bảo đảm giải pháp đó phù hợp và hỗ trợ quá trình đạt kết quả dự kiến.

5. Mở rộng Phụ lục A nhưng không bổ sung yêu cầu mới

Phụ lục A của ISO 9001:2026 được mở rộng đáng kể để giải thích rõ hơn về:

  • Cấu trúc tiêu chuẩn;
  • Thuật ngữ;
  • Khả năng áp dụng;
  • Bối cảnh của tổ chức;
  • Cách tiếp cận quá trình;
  • Vai trò lãnh đạo;
  • Rủi ro;
  • Cơ hội;
  • Quản lý thay đổi;
  • Các yêu cầu hỗ trợ và vận hành.

Tuy nhiên, Phụ lục A vẫn là phụ lục tham khảo.

Bản FDIS nêu rõ rằng Phụ lục A không bổ sung, không loại bỏ và không sửa đổi các yêu cầu của tiêu chuẩn.

Phụ lục A dùng để làm gì?

Phụ lục A giúp người sử dụng hiểu:

  • Ý định của từng yêu cầu;
  • Mối liên hệ giữa các điều khoản;
  • Cách hiểu một số thuật ngữ thường gây nhầm lẫn;
  • Giới hạn của việc xác định yêu cầu không áp dụng;
  • Cách tiếp cận hệ thống thay vì đánh giá từng điều khoản riêng lẻ.

Ví dụ, Phụ lục A làm rõ sự khác nhau giữa:

  • “Appropriate” và “applicable”;
  • “Consider” và “take into account”;
  • “Continual” và “continuous”;
  • Trách nhiệm bảo đảm kết quả và việc trực tiếp thực hiện hoạt động.


Auditor có được ghi nhận sự không phù hợp theo Phụ lục A không?

Không nên ghi nhận sự không phù hợp chỉ vì doanh nghiệp không áp dụng một ví dụ hoặc phương pháp được nêu trong Phụ lục A.

Mọi sự không phù hợp phải được liên kết với một yêu cầu bắt buộc trong các điều khoản của tiêu chuẩn.

Phụ lục A hỗ trợ giải thích yêu cầu, nhưng không phải là một bộ yêu cầu bổ sung.

Doanh nghiệp đang áp dụng ISO 9001:2015 cần làm gì?

Doanh nghiệp chưa cần thay đổi toàn bộ hệ thống ngay khi ISO 9001:2026 chưa được ban hành chính thức.

Tuy nhiên, tổ chức có thể chủ động chuẩn bị theo các bước sau:

Rà soát khoảng cách với dự thảo ISO 9001:2026

Doanh nghiệp nên so sánh hệ thống hiện tại với các nội dung mới, đặc biệt là:

  • Văn hóa chất lượng;
  • Hành vi đạo đức;
  • Đánh giá cơ hội;
  • Quản lý thay đổi;
  • Làm việc từ xa;
  • Tri thức tổ chức;
  • Gián đoạn quá trình;
  • Đánh giá hiệu lực của hành động.

Cập nhật phương pháp đánh giá rủi ro và cơ hội

Không nhất thiết phải sử dụng hai công thức phức tạp khác nhau.

Doanh nghiệp có thể:

  • Duy trì phương pháp đánh giá rủi ro hiện tại;
  • Bổ sung danh mục cơ hội;
  • Xác định lợi ích kỳ vọng;
  • Lập hành động khai thác cơ hội;
  • Theo dõi kết quả thực hiện.

Xây dựng bằng chứng về văn hóa chất lượng

Bằng chứng có thể bao gồm:

  • Nội dung truyền thông của lãnh đạo;
  • Chương trình đào tạo nhận thức;
  • Cơ chế báo cáo sai lỗi;
  • Quy tắc ứng xử;
  • Kết quả khảo sát nhân viên;
  • Biên bản họp về chất lượng;
  • Cách xử lý hành vi không phù hợp;
  • Hoạt động ghi nhận sáng kiến cải tiến.

Chuẩn hóa hồ sơ quản lý thay đổi

Một hồ sơ quản lý thay đổi nên thể hiện tối thiểu:

  • Nội dung thay đổi;
  • Mục đích;
  • Hậu quả tiềm ẩn;
  • Rủi ro và cơ hội;
  • Nguồn lực;
  • Trách nhiệm;
  • Kế hoạch truyền thông;
  • Kế hoạch triển khai;
  • Tiêu chí đánh giá hiệu quả;
  • Kết quả xem xét sau thay đổi.

ISO 9001:2026 có yêu cầu doanh nghiệp xây dựng thêm nhiều thủ tục không?

Không.

ISO 9001:2026 không định hướng doanh nghiệp xây dựng hệ thống tài liệu cồng kềnh.

Mức độ thông tin dạng văn bản vẫn phụ thuộc vào:

  • Quy mô tổ chức;
  • Loại hình hoạt động;
  • Mức độ phức tạp của quá trình;
  • Năng lực nhân sự;
  • Mức độ rủi ro;
  • Nhu cầu kiểm soát.

Doanh nghiệp có thể cập nhật các tài liệu hiện có thay vì tạo mới toàn bộ hệ thống.

Ví dụ, nội dung văn hóa chất lượng có thể được tích hợp vào:

  • Chính sách chất lượng;
  • Quy tắc ứng xử;
  • Chương trình đào tạo;
  • Mô tả trách nhiệm;
  • Nội dung họp giao ban;
  • Quy trình xử lý sai lỗi;
  • Đánh giá nội bộ;
  • Xem xét của lãnh đạo.

Câu hỏi thường gặp về ISO 9001:2026

ISO 9001:2026 đã chính thức ban hành chưa?

Chưa. Tài liệu hiện được sử dụng để phân tích trong bài viết là ISO/FDIS 9001:2026, tức bản dự thảo tiêu chuẩn quốc tế cuối cùng. Nội dung có thể còn thay đổi trước khi tiêu chuẩn được ban hành chính thức.

ISO 9001:2026 có thay đổi cấu trúc điều khoản không?

Cấu trúc chính từ Điều 4 đến Điều 10 vẫn được duy trì. Tuy nhiên, một số yêu cầu được tách, bổ sung và làm rõ.

Điểm mới lớn nhất của ISO 9001:2026 là gì?

Các điểm mới nổi bật gồm:

  • Văn hóa chất lượng và hành vi đạo đức;
  • Tách riêng rủi ro và cơ hội;
  • Tăng cường quản lý thay đổi;
  • Làm rõ công nghệ và làm việc từ xa;
  • Mở rộng nội dung giải thích trong Phụ lục A.

Doanh nghiệp có phải xây dựng quy trình riêng về văn hóa chất lượng không?

Không bắt buộc phải có một quy trình riêng. Doanh nghiệp cần chứng minh rằng văn hóa chất lượng và hành vi đạo đức được thúc đẩy, nhận thức và thể hiện trong hoạt động thực tế.

Có bắt buộc dùng ma trận để đánh giá cơ hội không?

Không. Tiêu chuẩn không quy định một công thức hoặc ma trận bắt buộc. Tổ chức được lựa chọn phương pháp phù hợp với bối cảnh, quy mô và mức độ phức tạp của mình.

Phụ lục A có được dùng làm tiêu chí ghi nhận sự không phù hợp không?

Phụ lục A mang tính tham khảo và không tạo yêu cầu mới. Sự không phù hợp phải được ghi nhận dựa trên một yêu cầu bắt buộc của tiêu chuẩn.

Chứng nhận ISO 9001:2015 hiện tại có còn hiệu lực không?

Chứng nhận ISO 9001:2015 vẫn được duy trì theo quy định hiện hành cho đến khi có thông báo chính thức về việc ban hành tiêu chuẩn mới và kế hoạch chuyển đổi từ các tổ chức có thẩm quyền.

 

ISO 9001:2026 không tạo ra một cuộc thay đổi hoàn toàn về cấu trúc hệ thống quản lý chất lượng. Tuy nhiên, tiêu chuẩn mới thể hiện sự chuyển dịch rõ ràng từ quản lý dựa trên tài liệu sang quản lý dựa trên:

  • Văn hóa;
  • Hành vi;
  • Hiệu lực;
  • Khả năng thích ứng;
  • Khai thác cơ hội;
  • Quản lý thay đổi;
  • Công nghệ và phương thức làm việc mới.

Doanh nghiệp đang áp dụng ISO 9001:2015 nên bắt đầu rà soát khoảng cách, đào tạo đội ngũ và chuẩn hóa các nội dung mới ngay từ giai đoạn dự thảo. Việc chuẩn bị sớm sẽ giúp quá trình chuyển đổi diễn ra chủ động, tiết kiệm nguồn lực và hạn chế việc sửa đổi hệ thống trong thời gian ngắn.

NQA Việt Nam đồng hành cùng doanh nghiệp trong hoạt động đào tạo, đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001.

Hotline: 0912 300 560

Website: https://nqa.com.vn

 


In trang